Verwalten der Ausgaben

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Ihr werdet in eurem Projekt für alle möglichen Leistungen Ausgaben haben. Mit einer guten Planung und Steuerung der Einnahmen und mit einem detaillierten Kosten- und Finanzierungsplan stellt ihr sicher, dass ihr genau zu dem Zeitpunkt, wenn ihr diese Ausgaben machen müsst, ausreichend Geld in eurer Kasse habt.

Inhaltsverzeichnis

[Bearbeiten] Ausgabebeleg

Ein Beispiel für einen Ausgabebeleg/eine Quittung
Alle Ausgaben mit Fördermitteln müssen mit Belegen dokumentierbar sein. Ein Beleg gibt also Auskunft darüber, wofür das Geld eingesetzt wurde, das man vom Förderer bekommt. Logik von Einnahme- uns Ausgabebelegen.

Optimal gewirtschaftet habt ihr also, wenn die Ausgaben, die ihr in eurem bewilligten Kosten- und Finanzierungsplan gefördert bekommt, genau so hoch sind wie die Summen aller in euren Ausgabebelegen dokumentierten Beträge:

Summe im Kostenplan = Summe aller quittierten Beträge

Wenn ihr keine Bons in Geschäften bekommt, auf denen klar beschrieben ist, für was ihr Geld gegeben habt, hilft ein üblicher Standard-Quittungsblock. Als derjenige, der das Geld empfangen hat, unterschreibt der Händler die Quittung. Ihr bekommt als derjenige, der das Geld gegeben hat, das Original.

[Bearbeiten] Listen führen

Ein Beispiel für eine Belegliste für Verpflegungskosten
Wenn ihr jede Ausgabe in eine Liste eintragt könnt ihr sicherstellen, dass ihr die Summen für die einzelnen Kostenarten oder die vereinbarte Gesamtfördersumme nicht überschreitet. Diese Listen nennt man Beleglisten.

Neben eurer eigenen Kontrolle dienen Beleglisten auch der Dokumentation eurer Aktivitäten gegenüber dem Förderer. In der Regel wird er verlangen, dass ihr ihm Beleglisten zusendet. Oft wird es gewünscht, dass diese Listen jede Kostenart angelegt werden: Zum Beispiel eine Belegliste für Reisekosten, eine für Verpflegung, eine für Öffentlichkeitsarbeit,...

In die Beleglisten wird jeder einzelne Beleg, nach Datum geordnet und nummeriert aufgeführt. Folgende Angaben werden in der Regel für jeden in die Belegliste übertragen:

  • Laufende Nummer (nach eurer eigenen Zählung)
  • Artikel-Beschreibung
  • Datum
  • Ort
  • Belegnummer (vom Aussteller, wenn vorhanden)
  • Rechnungsbetrag in Fremdwährung
  • Rechnungsbetrag in eigener Währung

[Bearbeiten] Dokumentation der Belege

Ein Beispiel für eine Belegdokumentation

Oft wird von euch nur verlangt, dass ihr Förderern gegenüber Beleglisten zusendet. Dann wird stichpunktartig nachgefragt, ob ihr einzelne Belege zeigen könnt - also nachweisen könnt, dass ihr euch die Belegliste nicht einfach ausgedacht habt.

Andere Förderer verlangen mit der Abrechnung beides - Belegliste und Originalbelege oder Kopien der Belege. So empfhelen wir, dass ihr in jedem Fall die Belege geordnet in der folgenden Form dokumentiert.

Dazu müsst ihr jeden einzelnen Beleg auf ein A4-Blatt aufkleben. Soweit sie zur gleichen Kostenart gehören, könnt ihr auch mehrere Belege auf ein Blatt kleben. Ihr müsst jedoch darauf achten, dass am Rand ausreichend Platz für erläuternde Informationen oder Übersetzungen bleibt und dass das Blatt insgesamt übersichtlich ist. Die wichtigsten Angaben kann man mit einem Leuchtstift markieren - besonders, wenn die Belege in einer fremden Sprache ausgestellt sind.

Neben jeden Beleg schreibt ihr wenn möglich auf der rechten Seite gut lesbar folgenden Informationen:

  • Laufende Nummer aus der dazu gehörenden Belegliste.
  • Artikel-Beschreibung: Wofür wurde das Geld ausgegeben? z.B. „Flipchartpapier für den Workshop“
  • Datum: Wann erfolgte die Ausgabe?
  • Betrag: Wie viel kostete die Ausgabe in eurer Währung? Und wie viel ist das in Euro?
  • Wechselkurs: Nach welchem Wechselkurs habt ihr den Beitrag aus eurer Währung in Euro umgerechnet? Wie das geht, erfahrt ihr im nächsten Abschnitt. Siehe auch: Wechselkursbelege

[Bearbeiten] Wenn es Veränderungen der Ausgaben im Vegleich zur Planung gibt

Diese können sein:

  • In einer Kostenart müsst ihr mehr ausgeben, in einer anderen weniger
  • Euer Budget reicht nicht
  • Ihr könnt das Geld nicht ausgeben.

In jedem dieser Fälle müsst ihr mit den Förderern Kontakt aufnehmen oder die Bewilligungsbedingungen studieren. Möglicherweise fragt ihr euch, warum man das auch tun muss, wenn man weniger Geld ausgegeben hat: Nun deshalb, weil der Förderer auch seine Finanzen plant und nicht möchte, dass er am Jahresende womöglich Geld zurückgeben muss, sich dem Vorwurf aussetzen lassen will, er habe schlechtb gewirtschaftet oder auch weil er das Geld dann für ein anderes Projekt einsetzen kann.


[Bearbeiten] Tipps

[Bearbeiten] Gesamtbelege statt tausend Fahrkarten machen das Leben einfacher

Im Fall von mehreren Einzelbelegen für ein gleiches Produkt, zum Beispiel bei Eintritts­karten für Kulturveranstaltungen, Museen, Bustickets und ähnliches könnt ihr euch auch an der Kasse einen Gesamtbeleg geben lassen. Dann muss nicht jede Karte einzeln in die Belegliste (siehe unten) aufgenommen werden.

[Bearbeiten] Bei Banküberweisungen reicht als Beleg eine Kopie des Kontoauszugs.

Bei diesen Kopien ist darauf zu achten, dass andere persönliche Daten durchgestrichen oder auf andere Weise unleserlich gemacht werden sollten.

[Bearbeiten] Eigenbelege: Wenn es nicht anders geht

Ein Beispiel für einen Eigenbeleg

Wenn ihr in Ausnahmefällen keinen Beleg bekommen konntet, zum Beispiel beim Einkauf auf dem Markt, wo keine Registrierkassen verwendet werden, oder wenn ihr Teilnehmern Geld aushändigt, damit sie sich während eines Ausfluges selbst versorgen können, könnt ihr manchmal selbst einen sogenannten Eigenbeleg ausstellen. Dafür wird eine normale Quittung verwendet. Ihr tragt alle Angaben ein und unterschreibt sie.

[Bearbeiten] Reisekostenerstattung

Für die Erstattung und Abrechnung von Reisekosten haben viele Förderer spezielle Formulare vorgesehen.

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