Reisekostenerstattung

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Ein Beispiel für ein Reisekostenerstattungs-Formular
Reisekostenerstattung ist eine besondere Form der Verwaltung von Ausgaben. Häufig haben Organisationen spezielle Dokumente dafür - einfach, weil viele kleine Belege jeweils einer konkreten Person oder Reise zugeordnet werden müssen.

Der Hauptteil des Formulars ist die Belegliste mit den Informationen über den Betrag, das Ziel und den Wechselkurs.

Inhaltsverzeichnis

[Bearbeiten] Originalbelege beifügen

Die Originalbelege auf ein Blatt Papier geklebt
Die Originalbelege werden an das Formular angehängt. Dafür klebst du jede Fahrkarte und Quittung auf ein leeres A4-Blatt.

[Bearbeiten] Kopien von Rückfahrkarten

Häufig können Rückfahrkarten nicht bei der Erstattung der Reisekosten abgegeben werden - sie werden ja noch für den Rückweg benötigt. Dann kannst du eine Kopie anfertigen, diese zu den Belegen hinzufügen. Später kann die Kopie dann durch das Original ausgetauscht werden.

[Bearbeiten] Wechselkursbelege

Ein Bespiele für einen Wechselkursbeleg
Genau wie in diesem Beispiel hier hat man es manchmal mit verschiedenen Währungen zu tun. Deshalb fügt man dann auch Wechselkursbelege hinzu - für jede benutzte Währung einen.

[Bearbeiten] Flugzeuge

Für die Erstattung von Flugkosten benötigst du ein Dokument, das den Preis des Flugs zeigt (häufig die Rechnung). Zusätzlich sollte man die Boardingpässe beifügen, obwohl sie keinen Preis zeigen. Aber sie beweisen, dass die Reise tatsächlich stattgefunden hat. Demzufolge solltest du auch an die Boardingpässe der Rückflüge denken und diese gegebenenfalls per Post an diejenigen senden, die dir die Reisekosten bereits erstattet haben.

[Bearbeiten] Autos

Sehr häufig werden Pauschalbeträge für jeden gefahrenen Kilometer abgerechnet (bei MitOst 0,22 €/km). In anderen Fällen werden jeweils die tatsächlichen Benizinkosten erstattet. Für beide Erstattungsarten muss man nachweisen können, wie lang die Strecke war, die man gefahren ist (zum Beispiel durch einen Ausdruck von einer Routenplaner-Website wie OpenRouteService).

Achtung: Viele Organisationen wollen vorher gefragt werden, ob eine Erstattung für Autofahrten möglich ist. Manche begrenzen die zu erstattende Summe auch, etwa auf den Preis einer Bahnfahrt.

[Bearbeiten] Reisekostenerstattung in Deinem Projekt

Die Erfahrung zeigt, dass gerade Reisekostenerstattung viel Zeit und Personal binden kann. Um das zu vermeiden empfehlen wir, folgende Dinge zu beachten:

  • Macht im Voraus deutlich, welche Bedingungen für die Erstattung von Reisekosten gelten: Welchen Betrag ihr konkret auszahlen könnt und ob das in bar oder per Banküberweisung geschehen wird (nachträglich).
  • Versucht, möglichst nachträglich zu bezahlen (was eure Teilnehmenden zuverlässiger ihre Originalbelege zusenden lässt).
  • Kopiert genügend Reisekostenerstattungsformulare im Voraus.
  • Wechselkursbelege für die relevanten Währungen sollten vorher ausgedruckt sein.
  • Geht sicher, dass es genügend leere Blätter gibt (um die Originaltickets darauf zu kleben), 3 bis 4 Klebestifte und einige Kugelschreiber.
  • Geht sicher, dass ihr einen Quittungsblock dabei habt.
  • Geht sicher, dass ihr genügend kleine Banknoten und Münzen zum Wechseln dabei habt.
  • Zahlt nur aus, wenn ihr im Gegenzug die ausgefüllte Abrechnung erhaltet. Zahlt für Rücktickets nur, wenn ihr eine Kopie des Rücktickets erhaltet.
  • Schreibt immer eine Quittung für die Auszahlung (ihr bekommt immer die Kopie zum Beweis).
  • Informiert die Teilnehmenden, wohin sie ihre Rücktickets schicken sollen - zu welcher Adresse und bis zu welchem konkreten Datum.
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