Projektabrechnung und Dokumentation

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In der Projektdokumentation werden inhaltliche und finanzielle Aspekte dargestellt. Der finanzielle Aspekt wird Abrechnung genannt.

Um es auf den Punkt zu bringen: Wenn eure Abrechnung grob fehlerhaft ist, dann sinkt euer persönliches Ansehen rapide. Denn stattgefunden hat aus Buchhaltersicht nur das, was man belegen kann - und das sind allermeistens Ausgabebelege. Macht es euren Geldgebern also einfach und bemüht euch darum, neben den atmosphärischen Inhalten eurer Dokumentation auch den "formalen" Teil in der gewünschten Form zu dokumentieren. Bemühen heißt: Zeigt euer Bemühen, fragt nach, setzt euch mit Problemen auseinander, die ihr nicht auf Anhieb lösen könnt. Nichts ist fataler, als wenn ihr den Eindruck vermittelt, das ihr Finanzen nicht wichtig findet. Nichtwissen hingegen ist für die Mitarbeiter, die Projektabrechnungen machen ein alltägliches Geschäft. Damit können sie gut umgehen und oft schätzen sie es auch, wenn ihr vorher nachfragt - das spart letztlich ihnen und euch Zeit und ist ein Ausweis eurer Professionalität. Vergesst nicht: Die Förderer selbst müssen den ordnungsgemäßen Einsatz der ihnen anvertrauten Mittel nachweisen. Und oft haben eure Ansprechpartner neben der Abrechnung auch noch andere Aufgaben, denen sie (wie viele Projektleiter selbst) viel lieber nachgehen.

[Bearbeiten] Bestandteile einer Abrechnung

Folgende Elemente gehören üblicherweise zu einer Projektabrechnung:

[Bearbeiten] Grundlage: Fördervereinbarung

Alleinige Grundlage für die Erstellung des Verwendungsnachweises und für Rück- oder Nachzahlungen ist euer in der Fördervereinbarung bestätigter Kosten- und Finanzierungsplan. Diesen Plan legt ihr bei der Erstellung des Verwendungsnachweises am besten neben euch. Bitte beachtet: Größere Änderungen sind zum Zeitpunkt der Abrechnung meist nicht mehr möglich.

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