Kosten- und Finanzierungsplan

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Inhaltsverzeichnis

[Bearbeiten] Idee und Systematik

Systematischer Aufbau des Finanzierungsplans

Der Kostenplan ist das rechnerische Herz eines Projektantrags. Er sieht je nach Förderer immer etwas anders aus und kann in der Regel in seiner Struktur nicht geändert werden. An einem Beispiel einer Stiftung soll die Denkweise dieser Art Planung deutlich gemacht werden. Stiftung X möchte mit diesem Formular erreichen, dass ihr detailliert informiert, wie hoch die Projektkosten sind, wie hoch ihr Beitrag zu diesem Projekt ist und auf welche Weise sich die Kosten zusammensetzen.

[Bearbeiten] Kalkulation der Gesamtkosten nach Kostenarten

 Kostenarten geben Zeile für Zeile Auskunft, wofür das Geld ausgegeben wird. 

Für jede Kostenart einzeln werden die Gesamtkosten in Spalte 1 des Kosten- und Finanzierungsplans eingetragen, Zeile für Zeile. Zur Sicherheit könnt ihr auch einen kleinen Puffer für unvorhergesehene oder sich verändernde Kosten lassen.

Häufig setzt sich die Summe aus verschiedenen Rechengrößen zusammen. Diese sollte man möglichst detailliert erläutern. So solltet ihr z.B. bei den Kostenarten „Reisekosten/Exkursionen“, „Unterkunft“ oder „Verpflegung“ immer die Anzahl der Personen und die Kosten pro Person mit angeben. Das kann wie hier in der Tabelle erfolgen oder auf einem zusätzlichen Blatt.

[Bearbeiten] Sachkosten

Das ist ein Sammelbegriff für alles, was nicht mit Personalkosten zu tun hat.

  • Raumkosten/Miete
  • Reisekosten/Exkursionen
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegung
  • Versicherung/Visum/Voucher: Auslandskrankenversicherungen, Vernastalterhaftpflicht, Visumsgebühren
  • Kopierkosten/Büromaterial
  • Materialien, die beim Projekt benötigt werden, inklusive Filme und Fotoentwicklungen
  • Versand/Internet/Telefon/Fax
  • Öffentlichkeit/Werbung
  • Anschaffungskosten: Gegenstände, die erworben werden müssen: Bücher, Lehrmaterial, CDs, Fotoapparate, Tastaturen
  • Sonstiges

[Bearbeiten] Personalkosten

Diese Kosten werden für gewöhnlich nicht gerne übernommen. Nicht ehrenamtlich arbeitende Institutionen kalkulieren hier z. B. den eigenen Arbeitsaufwand ein.

  • Aufwandsentschädigung für Dritte, zum Beispiel für Referenten.

Achtung: Honorarverträge mit Einzelnen werden oft den Sachkosten zugerechnet - z.B. die Erstellung einer Website wird als Sachkosten bei "Öffentlichkeit/Werbung" eingeordnet)

[Bearbeiten] Die Spalten im Kostenplan: Wo kommt das Geld her?

Die Spalten beantworten die Frage: Aus welchen Quellen kommt das Geld?

So nun nach der Auflistung, was das Projekt insgesamt kosten wird, diese Summe auf die Spalten aufteilen. Wichtige Unterstützungsquellen sind:

  • Zahlungen von Teilnehmern / von der Zielgruppe und Eigenmittel
  • geldwerte Leistungen
  • finanzielle Unterstützung Dritter (bei Stiftung X oder bei Sonstigen beantragte Mittel)

[Bearbeiten] Eigenmittel und Teilnehmenden-Beiträge

Die Kosten werden von euch, eurem Team oder Teilnehmenden selbst getragen: zum Beispiel indem ihr und eure Teilnehmenden die Reisekosten zu einem Seminar selbst bezahlt.

Achtung: Manchmal gelten auch die Mittel, die ihr von anderen Förderern bekommt als Eigenmittel. Manchmal hingegen wollen es die Förderer genau wissen, bei denen ihr beantragt. Dann gibt es eine Extraspalte im Kostenplan wie hier im Beispiel.

[Bearbeiten] Geldwerte Leistungen

Alles, was ihr umsonst nutzen könnt, zum Beispiel einen Raum, ein Kopier- oder ein Faxgerät, was aber einen Wert besitzt. Mehr: Geldwerte Leistungen

[Bearbeiten] Finanzielle Unterstützung Dritter

Kosten, die von anderen Personen oder anderen Organisationen getragen werden; zum Beispiel eine Förderung oder eine Zuwendung einer anderen Stiftung.

[Bearbeiten] Beantragte Mittel

Die Kosten, die ihr mit dem Geld bezahlen wollt, das ihr bei der Organisation beantragt.

[Bearbeiten] Gesamtkosten

Ihr könnt mathematisch überprüfen, ob ihr alles richtig gerechnet habt: Die Summe der Spalten 3 bis 6 muss die Gesamtsumme (Spalte 2) ergeben. Wichtig: Ihr benötigt genau so viele Mittel, wie ihr ausgeben werdet.

[Bearbeiten] Beispiel: Kostenplan

Kostenart 1 Kosten des Projektes gesamt 2 Zahlungen Teilnehmende 3 geldwerte Leistungen 4 anderswo beantragte oder bewilligte Mittel 5 bei Förderer X beantragte Mittel
1.1 Raumkosten 250€ 0 100€ 0 150€
1.2 Reisekosten 0€ 0€ 0€ 0 0€
1.3 Unterkunft 0€ 0€ 0€ 0 0€
1.4 Verpflegung: 25€x10Personenx3Tage 750€ 100€ 100€ 0 550€
1.5 Versicherung 0€ 0€ 0€ 0 0€
1.6 Kopierkosten/Material 50€ 0€ 0€ 0 50€
1.7 Versand/Internet/Telefon/Fax 100€ 0€ 30€ 30€ 40€
1.8 Öffentlichkeitsarbeit/Werbung 75€ 0€ 0€ 20€ 55€
1.9 Anschaffungskosten 0€ 0€ 0€ 0€ 0€
1.10 Sonstiges 50€ 0€ 0€ 20€ 30€
1.1-1.10 Sachkosten gesamt 1275€ 100€ 230€ 70€ 875€
2.1 Aufwandsentschädigung für Dritte 0€ 0€ 0€ 0€ 0€
2.1 Personalkosten gesamt 0€ 0€ 0€ 0€ 0€
PROJEKTKOSTEN GESAMT: 1275€ 100€ 230€ 70 875€
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