Aufgaben benennen und Zeit planen

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Im Seminar: Du sitzt gemütlich auf einer Bank in einem rumänischen Bergdorf, die Sonne scheint dir ins Gesicht und du planst dein Projekt. Von Stress und Zeitnot keine Spur. Aber schon hier kannst du etwas dafür tun, dass es später nicht (zu) stressig wird. Schreibe dir auf, wie eine normale Woche mit Uni, Freunden, Familienbesuchen etc. aus- sieht. Fertige nun eine Zeitleiste über den gesamten Projektzeitraum an.

Die grundlegendste Frage steht zu Beginn an:

  • Was soll in wieviel Monaten erreicht sein?

[Bearbeiten] Ereignisse um das Projekt herum

Welche wichtigen Ereignisse finden in diesem Zeitraum sonst noch statt? Wann stehen große Ereignisse wie Prüfungen, Reisen oder Hochzeiten an? Welche anderen Vorhaben beanspruchen im Durchführungszeitraum des Projekts viel Zeit? Diese Zeiträume kannst du nun Schritt für Schritt eintragen.

[Bearbeiten] Aufgaben und Zeiträume innerhalb des Projekts identifizieren

Im nächsten Schritt könnt ihr die wichtigsten Zeitpunkte und –räume in der Projektvorbereitung und –durchführung identifizieren. Dabei orientiert ihr euch an den wichtigsten Aufgaben und Herausforderungen. Hier ein Beispiel: Ein deutsch-russisches Filmprojekt über Stereotype:

  • Wann werden die Teilnehmer gesucht?
  • Wie lange dauert das Schreiben des Drehbuchs?
  • Wie viel Zeit benötigt der eigentliche Dreh?
  • Wie viel die Post-Produktion?
  • Was muss danach noch passieren?

Von diesem Rahmen kommt ihr schrittweise zu einer Feinplanung. Dabei könnt Ihr ver- schiedene Hilfsmittel anwenden. Eine Möglichkeit besteht darin, Aufgaben auf Kärtchen schreiben, dazu auf andere Kärtchen in einer anderen Farbe gegebenenfalls schon die Na- men der Personen, die die Aufgabe erledigen. Dann klebt ihr alles auf einen großen Zeit- strahl mit Angaben von Tagen oder Wochen, ordnet den Aufgaben Namen zu und seht, wie realistisch eure Planung ist.

Oder ihr arbeitet mit Tabellen, in die ihr einzelne Aufgaben und Personen eintragt und die Aufgaben nach Erfüllung markiert. Hier ein Beispiel für solch eine Tabelle: Checkliste Zeitplan

[Bearbeiten] Äußere Anlässe und andere Termine

Bei der Terminplanung solltet ihr nicht nur darauf achten, ob der Termin euch, den Organisatoren passt, sondern auch, wie die Bedingungen um euch herum aussehen: wie die Wetterlage sein könnte (bei einem Outdoor-Event), ob der Tag ein Feiertag ist oder andere wichtige Ereignisse stattfinden (Endspiel der Fußballeuropameisterschaft), ob die Zielgruppe zur geplanten Uhrzeit teilnehmen kann ...

Es lohnt sich zum Beispiel nicht, einen Neujahrsempfang in der Zeit der Feiertage zu planen, weil dann kaum Gäste kommen. Lieber das Event am Anfang des Jahres planen, wenn alle Eingeladenen wieder mit der Arbeit begonnen haben.

[Bearbeiten] PR-Plan

Die unterschiedlichen Aufgaben im Rahmen der Projektkommunikation benötigen viel Zeit. Ebenso die Produktion von Materialien, Texten oder Multimedia-Inhalten. Deshalb sollte ausreichend Zeit für PR eingeplant werden. Euer operatives PR-Konzept muss also in den Projektplan eingebaut werden: Strategische Kommunikationsplanung

[Bearbeiten] Sinnvolle Reihenfolge der Teilschritte: Meilensteine

Zunehmend wird sich euer Projektplan konkretisieren. Nun ist es an der Zeit, Meilensteine festzulegen.

[Bearbeiten] Realistische Zeitplanung der Teilschritte, Pufferzeit einplanen

In der Planungsphase eines Projekts ist es unmöglich, alle Aufgaben und Unwägbarkeiten vorauszusehen. Deshalb plant man immer etwas mehr Zeit für die einzelnen Schritte ein. Im Allgemeinen geht man von 20% an Pufferzeit aus. Wenn Ihr dies berücksichtigt, erhaltet ihr eine realistischere Planung.

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